Förbundsstyrelsen svarar Facebook-skribenter

Tävlingskommitténs beslut att neka lag som efter sista anmälningsdagen har meddelat att de – trots att de inte anmält sig – vill spela Svenska Cupen har på vissa håll lett till upprörda reaktioner. Med anledning av dessa vill vi förklara TK:s beslut.

Numera gäller ett sista datum bara för att anmäla deltagande i förbundsarrangemang. När detta datum har passerat skickar kansliet ut fakturor till de föreningar som är anmälda, när betalningen har kommit in har det betalande laget bekräftat sin anmälan och är klart för start.

Utöver att kansliet skickar fakturor händer följande när anmälningstiden har gått ut och Svenska Cupens anmälningsformulär har stängts:

1. Finalplatserna fördelas utifrån det sammanlagda antalet lag och antalet lag på varje spelplats. TK måste i detta skede också se om någon av de anmälda föreningarna behöver flyttas till en annan spelort för att fördelningen av finalplatser ska bli mer rättvis och om det låter sig göras utan att resvägen – och därmed kostnaderna – för enskilda föreningar ökar orimligt mycket.
2. Med tanke på antal lag och finalplatser vid varje spelplats skapas vettigast tänkbara spelsystem som är så likartat som möjligt på de respektive spelplatserna.
3. Lottning genomförs och granskas så att allting stämmer och inga misstag har begåtts.
4. Lottningsunderlaget omvandlas till tabeller som kan publiceras på hemsidan tillsammans med en förklarande nyhetstext.

Punkterna 1–3 utförs av de ideellt arbetande medlemmarna i TK och punkt 4 av en halvtidsanställd medarbetare.

För sena anmälningar leder alltid till att såväl kommittéledamöter som anställd personal behöver lägga mer arbetstid på arrangemanget och kan dessutom leda till följande:

1. Förändring av antalet finalplatser per spelort.
2. Förflyttningar av föreningar från en spelplats till en annan.
3. Förändringar av det planerade spelsystemet.
4. Omlottning.
5. Produktion av nya tabeller och ytterligare nyhetstext.

Det är på grund av ovanstående skäl som TK menar att ett sista anmälningsdatum måste vara just ett sista anmälningsdatum.

I det just nu aktuella fallet hörde föreningen för första gången av sig till Svenska Bouleförbundet 13–14 dagar efter det att anmälningstiden hade gått ut. (Det handlade alltså inte om ”någon dag”, som föreningens representant hävdar här på sidan.)

Då hade kansliet skickat ut fakturorna och gjort en sammanställning av de anmälda föreningarna. TK hade fördelat antalet finalplatser, slagit fast vilket spelsystem som skulle användas och gjort lottningen som skickats vidare för intern kontroll.
TK hade dessutom meddelat en annan förening, som också ville anmäla sig efter (om än inte lika långt efter) det att anmälningstiden gått ut, att det inte längre lät sig göras.

Inbjudan till Svenska Cupen Öppen fanns fyra veckor före sista anmälningsdag tillgänglig via alla våra informationskanaler (hemsida, Facebooksida, e-post). Påminnelser har också publicerats/skickats i samtliga.
Vi tycker naturligtvis att det är väldigt tråkigt att alla som vill spela Svenska Cupen nu inte kan göra det. Men någonstans måste gränsen dras – och enklast är det naturligtvis att dra den just på den sista anmälningsdag som TK och kansliet har slagit fast.
Börjar man göra undantag från en sådan enkel och tydlig regel blir det väldigt svårt att veta när man ska sluta – och någon gång måste man göra det.
Att det i just det här fallet är unga spelare som drabbas är förstås ännu tråkigare, men vi kan från förbundets sida inte frångå den viktiga principen att alla ska behandlas lika.

De som, till exempel genom kommittéarbete, lägger ner stora mängder arbete på att försöka skapa så bra förutsättningar som möjligt för spelare och arrangörer påverkas naturligtvis av att företrädare för den förening som inte lyckats anmäla sig i tid både ringer och skickar e-post, sms och andra meddelanden i såväl privata som offentliga forum. Att kommunikationen äger rum på många fronter samtidigt (olika TK-ledamöter, FS-ledamöter och anställd personal kontaktas på samma gång – av både representanter för föreningen i fråga och medlemmar i andra föreningar) gör naturligtvis inte att den tid som går åt för att resonera om saken minskar. 
Vi i förbundsstyrelsen har full förståelse för att lusten att fortsätta arbetet för vår verksamhet tryter under sådana förutsättningar och vi är oroliga över att värdefull ideell arbetskraft kan gå förlorad.

Vi ber därför samtliga medlemmar att respektera de beslut som kommuniceras via vår anställda personal. Liksom anmälningstiderna – så att förutsättningarna för dem som arbetar med tävlingsverksamheten blir så goda som möjligt och så att alla som vill kan vara med i våra arrangemang.